¿Te ha pasado alguna vez que después de una reunión de trabajo sales con la sensación de haber perdido el tiempo y no llegar a ninguna conclusión?

Estas situaciones pasan más de lo que debiera, en muchas ocasiones por no tener una buena planificación y dar rienda suelta a la improvisación.
Puede que pienses que en tu trabajo no necesitáis ser tan encorsetado y que las reuniones fluyen de manera natural, pero para proyectar una buena Imagen Profesional es fundamental tener orden y método.

Estos son algunos consejos que desde buscandotueStilo te traigo para que la próxima reunión de trabajo que tengas que organizar sea todo un éxito. Además si los sigues estoy segura que la productividad y el rendimiento que saques a tus reuniones de trabajo aumentará considerablemente.

Antes de la reunión de trabajo

Una reunión de trabajo supone un esfuerzo y sobre todo un gasto de tiempo (bien muy escaso y valorado) por parte de quien la organiza y de los que van asistir a ella, por tanto es muy importante que antes de empezar cualquier reunión establezcas una serie de puntos:

• ¿Cuál es el objeto de la reunión? ¿Está justificada y es necesaria, o una reunión virtual sería suficiente?
• Qué temas o puntos se van a tratar, ordenarlos según su importancia y prever el tiempo que se necesitará para su desarrollo. Lo ideal sería que no durara más de 2 horas, por lo que es importante focalizar e ir al grano de las cuestiones a tratar.
• Piensa en las personas que deben participar.
• Elige el lugar, fecha y hora más apropiado para su desarrollo.
• Envía la convocatoria e información necesaria a las personas que van a participar para que puedan prepararse. Exige puntualidad a los asistentes, y una vez comenzada como mucho guarda 15 minutos de cortesía si es que faltara mucha gente.
• Prepara la reunión: la documentación y material necesario, la introducción y preguntas de cada punto a tratar, la información complementaria que puedas necesitar…Este punto es muy importante, tener todo atado indica lo buena profesional que eres. Elegir con cuidado que ropa vas a ponerte también debe formar parte de la preparación de la reunión, piensa si necesitas ir muy formal o si por el contrario es una reunión de equipo en la que no necesitas ir tan seria.

Durante la reunión de trabajo

En el desarrollo de la reunión de trabajo tú como coordinadora de la misma debes facilitar la comunicación organizando el diálogo y el desarrollo de la reunión para que se cumplan los objetivos previstos.

Tus funciones deben centrarse en tres puntos básicos:

• Preguntar: tú eres quien realiza las preguntas para que los asistentes aporten las respuestas. También serás la encargada de introducir los temas o cuestiones a tratar.

Dirigir una reunión de trabajo no es tan complicado, sólo es cuestión de actuar con tranquilidad, con naturalidad y aplicar el sentido común.

• Recoger: toma nota de las opiniones que se vayan exponiendo, puedes utilizar notas escritas, grabadora, vídeo…

• Sintetizar: recapitula lo tratado y decidido y enumera los temas abiertos o sin solución antes del cierre de la reunión.

Después de la reunión de trabajo

Tras finalizar la reunión de trabajo deberás redactar una “memoria” con las conclusiones y acuerdos en la que deberás incluir lo siguiente:

•  Tema de la reunión
•  Fecha de la reunión
•  Participantes (y personas ausentes con aviso)
•  Orden del día
•  Resumen de cada tema del orden del día
•  Informe de las decisiones

Deberás distribuir esta “memoria” a quienes participaron en la reunión para recordar las conclusiones y acuerdos alcanzados. Así todos los asistentes tendrán de forma clara y concisa el resultado de esta reunión.

A partir de ahora no tienes excusa para que tú próxima reunión sea todo un éxito. La experiencia es la que te marcará las pautas y entre más veces trabajes con grupos menos dificultades y complicaciones tendrás.

Ahora cuéntame ¿eres una persona metódica o te gusta improvisar?