El secreto de protocolo empresarial para una reunión exitosa: recibe a tus visitas

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Carmen Pérez

recibir visitas

Qué importante es hacer que la gente se sienta cómoda a tu lado para crear un agradable ambiente de trabajo.

¿No te ha pasado llegar al despacho o la oficina de alguien con quien tenías cita y sentir que no eres bien recibida?

Cuando te encuentras en una situación así parece iluminarse una señal en tu cabeza que te advierte “algo no va bien”. Sin embargo si por el contrario te sientes bien recibido todo fluye de una manera natural.

Cuantas veces te he hablado de que la imagen profesional de una persona se compone de muchos elementos, su imagen personal, su lenguaje corporal, su saber estar y el trato que da a los demás… Es el conjunto de todo lo que nos da esa buena imagen que tanto buscamos.

Tratar a la gente con respeto y amabilidad, no solo a tus clientes, proveedores o superiores, también a tus compañeros, subordinados y en general a todo el mundo con el que te rodeas, es fundamental para incrementar el valor de tu imagen.  Ya no se consigue nada yendo de “ejecutiva agresiva” como tanto se hacía en los años 90. Los tiempos han cambiado y ahora la cosas se hacen de otra manera.

Hoy desde buscandotueStilo quiero darte algunas claves de protocolo empresarial para hacer que tus visitas se sientan bien recibidas.

Cómo recibir visitas en la oficina según el protocolo empresarial:

Aquí eres tú la que debe dar los pasos para hacer que tu visita se sienta cómoda y bien acogida, es tu responsabilidad como anfitriona.

¿Qué puedes hacer?

A continuación te dejo algunos consejos de protocolo empresarial que te pueden servir de ayuda.

  • A la hora de recibir a tu visita hazlo de pie y fuera del escritorio.
  • Saluda tendiendo la mano con amabilidad, sonriendo y siempre mirando a los ojos de la otra persona.
  • Manifiesta que le esperabas, y expresa tu animo por atenderle.
  • Indica enseguida donde debe sentarte. Aquí tienes dos opciones dependiendo de la relación que tengas con tu visita:
    1. Si vuestra relación es estrecha, es mejor que os sentéis en el sofá o mesa de reuniones.
    2. Si esa relación no es tan cercana ocupa tu lugar de costumbre y haz que la visita se siente frente a tu escritorio.
  • Respeta rigurosamente el tiempo fijado para la entrevista. Aleja toda distracción, pon el móvil en silencio o mejor en modo avión y pide que no te molesten, ni te pasen llamadas. Toda tu atención debe centrarse en tu visita y en el motivo de la reunión.
  • Al terminar deberás acompañar a tu visitante hasta la puerta del despacho y despedirte allí.

¿Qué pasa cuando tu invitado es extranjero?

Cada cultura tiene sus formas, usos y costumbres, y lo que aquí puede parecer algo normal puede que en otros sitios no lo sea.  Es por eso que debes ser muy prudente cuando tu reunión es con un visitante extranjero y más aún si no lo conoces previamente.

Debes evitar los saludos efusivos, con abrazos y besos ya que pueden considerar que estas invadiendo su espacio personal y esto resulta muy incómodo.

Haz de la puntualidad tu máxima. En algunos sitios la falta de puntualidad puede considerase ofensivo.

No te la juegues y si tienes dudas investiga sobre protocolo empresarial del lugar de origen de tu visita. Este tipo de reuniones deben estar organizadas, planificadas y sobre todo muy cuidadas.

Tanto si eres una alta ejecutiva, como si estas empezando a emprender es importante que tengas en cuenta este tipo de cosas y las pongas en práctica de forma natural.

Ahora es tu turno, tú decides como recibir a tu próxima visita ¿pondrás en práctica estos consejos?

 

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